Créer des achats

L’approvisionnement est le processus d’acquisition de biens destinés à la revente. Il permet d’ajouter des produits au stock après les avoir achetés auprès d’un fournisseur. Cette fonctionnalité garantit que les niveaux de stock sont mis à jour avec précision et que les données liées aux achats sont enregistrées à des fins de reporting et de comptabilité.

Les achats jouent également un rôle important dans le suivi des coûts. Ils calculent automatiquement le prix d’achat des produits et aident à définir le coût des marchandises vendues (CMV), qui est ensuite utilisé lorsque les produits sont vendus.

Créer un approvisionnement

Pour créer un appel d’offres, accédez à la section « Achats » et cliquez sur « Nouvel appel d’offres ».

Commencez par indiquer un nom d’achat. Cela permet d’identifier l’achat ultérieurement.

Des détails supplémentaires peuvent être définis :

Numéro de facture à utiliser comme référence pour un document externe
Délai de livraison à préciser lorsque les marchandises sont attendues
Date de facture à des fins comptables
Approbation automatique pour déterminer si les achats doivent être validés automatiquement
Statut de livraison, qui a un impact sur la mise à jour des stocks
Statut de paiement indiquant si le marché a été payé
Fournisseur à préciser le fournisseur

Ces détails permettent de structurer les achats et d’assurer un suivi approprié.

Ajout de produits

Passez à l’onglet Produits pour ajouter des articles à l’approvisionnement.

Utilisez la zone de recherche pour trouver des produits par nom, SKU ou code-barres. Les résultats correspondants s’afficheront au fur et à mesure que vous saisissez.

Sélectionnez un produit à ajouter à l’achat. Une fois sélectionné, le produit apparaîtra dans la liste avec des champs modifiables.

Configuration des détails du produit

Chaque produit ajouté à l’approvisionnement inclut plusieurs champs configurables :

Unité : L’unité dans laquelle le produit est acheté
Prix unitaire : Le prix d’achat par unité
Valeur de la taxe : La taxe appliquée au produit
Quantité : La quantité achetée
Prix total : Calculé automatiquement en fonction de la quantité et du prix unitaire

Ces valeurs sont utilisées pour calculer le coût total de l’approvisionnement et influencent les calculs des ventes futures.

Conversion d’unités

L’option Convertir permet de convertir l’unité achetée en une autre unité utilisée pour la vente.

Par exemple, un produit peut être acheté en boîte mais vendu à l’unité. En utilisant l’option de conversion, le système transformera automatiquement la quantité achetée dans l’unité souhaitée.

Cependant, cela suppose que toutes les unités concernées soient déjà définies et affectées au produit. Si une unité manque, la conversion ne sera pas possible. Les unités doivent donc être configurées lors de la création ou de la mise à jour du produit avant d’effectuer l’approvisionnement.

Options supplémentaires

L’onglet Options fournit des paramètres supplémentaires pour chaque produit. Cela peut inclure des détails tels que :

Date d’expiration
informations sur le code-barres
Type d’impôt

Ces options permettent d’affiner le comportement du produit une fois ajouté au stock.

Saisie de la quantité

Lors de la définition des quantités, un pavé numérique peut s’afficher afin de simplifier la saisie. Cela garantit une saisie précise, en particulier dans les environnements à écran tactile.

Impact sur les stocks

Une fois l’approvisionnement marqué comme livré ou approuvé, le système met à jour automatiquement le stock. Les quantités achetées sont ajoutées au stock et, si une conversion est utilisée, les unités obtenues sont ajustées en conséquence.

Cela garantit que les produits achetés en gros peuvent être vendus en unités plus petites sans ajustements manuels des stocks.