Beschaffung

Beschaffung ist der Prozess, bei dem Waren für den Weiterverkauf beschafft werden. Dadurch können Produkte nach dem Kauf bei einem Lieferanten in den Bestand aufgenommen werden. Diese Funktion stellt sicher, dass die Bestandsmengen korrekt aktualisiert werden und dass kaufbezogene Daten für Berichts- und Buchhaltungszwecke erfasst werden.

Auch die Beschaffung spielt eine wichtige Rolle beim Kostencontrolling. Sie berechnet automatisch den Einkaufspreis von Produkten und hilft dabei, die Herstellungskosten (Cost of Goods Sold, COGS) zu definieren, die später verwendet werden, wenn die Produkte verkauft werden.

Eine Beschaffung erstellen

Um eine Beschaffung zu erstellen, navigieren Sie zum Bereich „Beschaffungen“ und klicken Sie auf „Neue Beschaffung“.

Beginnen Sie damit, einen Beschaffungsnamen anzugeben. So kann die Beschaffung später identifiziert werden.

Weitere Details können definiert werden:

• Rechnungsnummer zur Bezugnahme auf ein externes Dokument
• Lieferzeit anzugeben, wenn die Waren voraussichtlich eintreffen
• Rechnungsdatum für Buchhaltungszwecke
• Automatische Genehmigung zur Festlegung, ob die Beschaffung automatisch validiert werden soll
• Lieferstatus, der die Bestandsaktualisierung beeinflusst
• Zahlungsstatus, der angibt, ob die Beschaffung bezahlt wurde
• Anbieter zur Angabe des Lieferanten

Diese Details helfen dabei, die Beschaffung zu strukturieren und eine ordnungsgemäße Nachverfolgung sicherzustellen.

Produkte hinzufügen

Wechseln Sie zur Registerkarte „Produkte“, um Artikel zur Beschaffung hinzuzufügen.

Verwenden Sie das Suchfeld, um Produkte nach Name, SKU oder Barcode zu finden. Übereinstimmende Ergebnisse werden angezeigt, während Sie tippen.

Wählen Sie ein Produkt aus, um es zur Beschaffung hinzuzufügen. Sobald es ausgewählt ist, wird das Produkt in der Liste angezeigt, wobei die Felder bearbeitbar sind.

Produktdetails konfigurieren

Jedes dem Einkauf hinzugefügte Produkt umfasst mehrere konfigurierbare Felder:

• Einheit: Die Einheit, in der das Produkt gekauft wird
• Einzelpreis: Der Kaufpreis pro Einheit
• Steuerwert: Die auf das Produkt angewendete Steuer
• Menge: Die gekaufte Menge
• Gesamtpreis: Wird automatisch anhand der Menge und des Stückpreises berechnet

Diese Werte werden verwendet, um die Gesamtkosten der Beschaffung zu berechnen und künftige Verkaufsberechnungen zu beeinflussen.

Einheitenumrechnung

Die Option „Konvertieren“ ermöglicht es, die gekaufte Einheit in eine andere Einheit umzuwandeln, die zum Verkauf verwendet wird.

Beispielsweise kann ein Produkt als Karton gekauft, aber als Stücke verkauft werden. Mithilfe der Option „Umrechnen“ wandelt das System die gekaufte Menge automatisch in die gewünschte Einheit um.

Allerdings setzt dies voraus, dass alle relevanten Einheiten bereits definiert und dem Produkt zugewiesen wurden. Fehlt eine Einheit, ist die Umrechnung nicht möglich. Daher müssen die Einheiten bei der Erstellung oder Aktualisierung des Produkts konfiguriert werden, bevor die Beschaffung durchgeführt wird.

Zusätzliche Optionen

Der Reiter „Optionen“ bietet zusätzliche Einstellungen für jedes Produkt. Dazu können beispielsweise Details gehören wie:

• Ablaufdatum
• Barcode-Informationen
• Steuerart

Diese Optionen ermöglichen es, das Verhalten des Produkts zu verfeinern, sobald es zum Bestand hinzugefügt wurde.

Mengenangabe

Beim Definieren von Größen kann ein numerisches Tastenfeld angezeigt werden, um die Eingabe zu vereinfachen. Dadurch wird eine korrekte Eingabe sichergestellt, insbesondere in Umgebungen mit Touchbedienung.

Bestandsauswirkung

Sobald die Beschaffung als geliefert oder genehmigt markiert ist, aktualisiert das System den Bestand automatisch. Die gekauften Mengen werden dem Lagerbestand hinzugefügt, und falls eine Umrechnung verwendet wird, werden die resultierenden Einheiten entsprechend angepasst.

Dies stellt sicher, dass Produkte, die in großen Mengen gekauft wurden, in kleineren Einheiten verkauft werden können, ohne dass manuelle Bestandsanpassungen erforderlich sind.