Un mauvais inventaire peut affecter silencieusement chaque aspect d’un magasin : les achats, les ventes, la confiance des caissiers, le service client et la rentabilité. Lorsque la quantité affichée dans le système ne correspond pas à ce qui est réellement disponible sur les étagères, les propriétaires peuvent prendre des décisions fondées sur un inventaire qui n’est plus exact.
Qu’est-ce qu’un inventaire de stocks ?
Un inventaire physique est le processus consistant à vérifier la quantité réelle de produits disponibles dans un magasin, un entrepôt ou une réserve, puis à la comparer à la quantité enregistrée dans le système de point de vente (POS) ou dans le système de gestion des stocks. On l’appelle parfois un comptage d’inventaire physique, un inventaire tournant (cycle count) ou une opération de contrôle des stocks.
L’objectif est simple : vérifier si la quantité du système correspond à ce qui existe réellement. Si la quantité physique est inférieure ou supérieure à ce qui est attendu, l’écart doit être examiné et corrigé afin que l’entreprise conserve un registre d’inventaire fiable.
Pourquoi un comptage précis des stocks est important
Les stocks affectent directement la trésorerie. Lorsqu’un stock est compté incorrectement, un magasin peut acheter des produits qu’il a déjà, manquer des produits qui sont sur le point d’être épuisés, ou promettre à des clients des articles qui ne sont plus disponibles. Avec le temps, ces petites différences peuvent devenir coûteuses.
- Évitez les ruptures de stock en détectant les produits physiquement en faible quantité avant que les clients ne les demandent.
- Évitez le surstockage en empêchant les achats fondés sur des quantités gonflées ou obsolètes.
- Protégez les marges en identifiant les articles endommagés, manquants, retournés ou incorrectement reçus.
- Améliorer le reporting, car les rapports sur les mouvements des produits, les ventes, les achats et les pertes dépendent de quantités correctes.
- Renforcez la confiance des caissiers et des clients, car le personnel peut s’appuyer sur l’inventaire du point de vente pour répondre aux questions sur la disponibilité.
Quand faut-il effectuer un inventaire des actions ?
Un inventaire complet peut être réalisé à la fin d’un mois, d’un trimestre ou d’une année, mais les magasins n’ont pas toujours besoin d’attendre un audit d’inventaire complet. De nombreuses entreprises obtiennent de meilleurs résultats en combinant des inventaires planifiés avec de plus petits contrôles pendant les opérations normales.
- Avant d’ouvrir une nouvelle période comptable ou de clôturer le mois.
- Après avoir reçu une importante commande d’approvisionnement ou une livraison du fournisseur.
- Après une période de ventes intense, une promotion, un événement saisonnier ou une ruée liée aux fêtes.
- Lorsque la quantité au point de vente semble suspecte ou qu’un caissier ne parvient pas à trouver un article indiqué comme disponible.
- Lorsque des produits sont endommagés, retournés, transférés ou fréquemment égarés.
- Dans le cadre d’un cycle de comptage régulier, où des catégories de produits sélectionnées sont vérifiées chaque jour ou chaque semaine.
Le défi pour les propriétaires de magasins
La plupart des problèmes de comptage des stocks ne surviennent pas parce que les propriétaires de magasins ignorent l’inventaire. Ils surviennent parce que l’inventaire bouge constamment. Les produits sont achetés, vendus, retournés, endommagés, corrigés, transférés ou pris en charge par différents membres du personnel au cours de la même journée.
Le comptage manuel prend aussi du temps. Un propriétaire de magasin peut devoir interrompre une partie de l’activité, demander aux employés de vérifier les rayons, comparer des notes papier avec le terminal de point de vente (POS), puis ajuster manuellement les écarts. Plus un magasin compte de produits, plus il devient facile d’en oublier un, de compter deux fois le même article ou d’oublier pourquoi la quantité a changé.
Comment NexoPOS contribue à maintenir un stock exact
NexoPOS aide en assurant le suivi des mouvements de stock depuis le moment où le stock entre dans le système jusqu’à ce qu’il quitte le magasin. Le stock est suivi lorsqu’il est acheté, vendu, retourné ou signalé comme endommagé, ce qui permet aux propriétaires d’avoir une vision plus claire de la raison pour laquelle la quantité a changé.
- Les stocks achetés augmentent le stock produit lorsque de nouveaux articles sont reçus.
- Les stocks vendus sont automatiquement réduits via les ventes au point de vente (POS).
- Les stocks retournés peuvent être réintégrés lorsque les produits sont retournés dans un état revendable.
- Les stocks endommagés sont suivis séparément afin que les pertes soient visibles plutôt que de disparaître des chiffres.
NexoPOS fournit également un rapport par produit qui montre comment le stock a évolué pour un seul produit. Cela est utile lorsque le propriétaire souhaite comprendre l’historique d’un produit en particulier : quand il a été reçu, quand il a été vendu, s’il a été retourné et si une quantité a été endommagée.
Espace réservé d’image : capture d’écran de NexoPOS affichant le rapport de mouvement de stock par produit pour un seul produit.
Pour le contrôle quotidien, NexoPOS inclut un suivi des stocks qui affiche le stock initial au début de la journée, les marchandises achetées, les marchandises vendues, les marchandises endommagées et le stock final. Cela facilite la revue de la journée et permet de comprendre comment la quantité finale a été atteinte.
Espace réservé à l’image : capture d’écran de NexoPOS affichant le suivi quotidien des stocks avec des colonnes pour le stock initial, acheté, vendu, endommagé et le stock final.
Utiliser l’utilitaire de codes-barres pour un contrôle des stocks plus rapide
Barcode Utility pour NexoPOS est une application compagnon destinée aux propriétaires de magasins qui souhaitent effectuer le suivi des stocks avec un téléphone. Au lieu d’écrire les quantités sur papier, le propriétaire ou un membre du personnel peut scanner directement les codes-barres des produits dans le magasin.
Le processus est simple. L’application sert à scanner les codes-barres des produits lors de la vérification des rayons ou des zones de stockage. Une liste de produits se remplit progressivement au fur et à mesure que les articles sont scannés. Chaque scan est considéré comme un seul comptage ; ainsi, scanner à nouveau le même produit augmente la quantité comptabilisée de 1.
Pour chaque entrée, l’utilitaire de codes-barres peut afficher l’inventaire réel connu par l’application ainsi que la quantité totale comptée. Cette comparaison permet de mettre immédiatement en évidence l’écart, afin que le propriétaire puisse voir quels produits correspondent et lesquels nécessitent une attention avant d’appliquer les corrections.
Une meilleure façon d’éviter les erreurs de comptage
Le meilleur processus de comptage des stocks combine un suivi précis des stocks et un déroulement de comptage pratique. NexoPOS enregistre les mouvements qui expliquent pourquoi les stocks varient, tandis que Barcode Utility aide l’équipe à effectuer les comptages plus rapidement depuis le magasin.
- Comptez les produits directement depuis les rayons à l’aide de scans de codes-barres.
- Réduisez les erreurs de saisie manuelle causées par des notes manuscrites ou par une saisie répétée.
- Comparez la quantité comptée avec le stock attendu pendant le processus de contrôle.
- Utilisez les rapports NexoPOS pour enquêter sur l’origine des différences éventuelles.
- Faites du contrôle des stocks une habitude régulière au lieu d’attendre que l’inventaire devienne peu fiable.
Résumé
Des erreurs dans les inventaires peuvent entraîner des ventes perdues, des achats excessifs et des rapports qui ne reflètent plus la réalité. En comptant régulièrement les stocks, en examinant les mouvements des produits et en utilisant des outils tels que NexoPOS et Barcode Utility, les propriétaires de magasin peuvent tenir des registres de stock plus proches de ce qui est réellement disponible et prendre de meilleures décisions chaque jour.