Uma contagem de estoque incorreta pode afetar silenciosamente todas as partes de uma loja: compras, vendas, confiança do caixa, atendimento ao cliente e lucratividade. Quando a quantidade exibida no sistema não corresponde ao que está fisicamente disponível nas prateleiras, os proprietários podem tomar decisões com base em um inventário que já não é mais verdadeiro.
O que é uma contagem de estoque?
A contagem de estoque é o processo de verificar a quantidade real de produtos disponível em uma loja, armazém ou almoxarifado e, em seguida, comparar essa quantidade com o estoque registrado no PDV ou em um sistema de inventário. Às vezes, é chamada de contagem de inventário físico, contagem cíclica ou operação de controle de estoque.
O objetivo é simples: confirmar se a quantidade do sistema corresponde ao que realmente existe. Se a quantidade física for menor ou maior do que o esperado, a diferença deve ser investigada e corrigida para que o negócio mantenha um registro de inventário confiável.
Por que a contagem de estoque precisa é importante
O inventário afeta diretamente o fluxo de caixa. Quando o estoque é contado incorretamente, uma loja pode comprar produtos que já tem, deixar de contabilizar itens que estão prestes a acabar ou prometer aos clientes itens que já não estão disponíveis. Com o tempo, essas pequenas diferenças podem se tornar caras.
- Evite rupturas de stock detectando produtos que estão fisicamente baixos antes que os clientes os solicitem.
- Evite o excesso de estoque impedindo compras com base em quantidades infladas ou desatualizadas.
- Proteja as margens identificando itens danificados, ausentes, devolvidos ou recebidos incorretamente.
- Melhore o relatório, pois os relatórios de movimentação do produto, vendas, compras e perdas dependem de quantidades corretas.
- Crie confiança entre o caixa e o cliente, pois a equipe pode confiar no inventário do PDV ao responder perguntas sobre disponibilidade.
Quando Deve Ser Feita Uma Contagem de Estoque?
Uma contagem completa de estoque pode ser feita no fim de um mês, trimestre ou ano, mas as lojas nem sempre precisam esperar por uma auditoria completa do inventário. Muitas empresas obtêm melhores resultados ao combinar contagens programadas com verificações menores durante as operações normais.
- Antes de abrir um novo período contábil ou encerrar o mês.
- Após receber uma grande encomenda de compras ou entrega do fornecedor.
- Após um período movimentado de vendas, promoções, evento sazonal ou correria de feriados.
- Quando a quantidade no PDV parece suspeita ou um caixa não consegue encontrar um item que aparece como disponível.
- Quando os produtos são danificados, devolvidos, transferidos ou frequentemente extraviados.
- Como parte de um ciclo regular de contagem, em que categorias de produtos selecionadas são verificadas diariamente ou semanalmente.
O Desafio para os Proprietários de Lojas
A maioria dos problemas de contagem de estoque não acontece porque os proprietários da loja ignoram o inventário. Acontece porque o inventário se movimenta constantemente. Os produtos são comprados, vendidos, devolvidos, danificados, corrigidos, transferidos ou manuseados por diferentes membros da equipe no mesmo dia.
A contagem manual também leva tempo. Um proprietário de loja pode precisar pausar parte da atividade, pedir aos funcionários que verifiquem as prateleiras, comparar as anotações em papel com o PDV e, em seguida, ajustar manualmente as diferenças. Quanto mais produtos uma loja tem, mais fácil fica deixar passar um item, contar o mesmo item duas vezes ou esquecer por que a quantidade mudou.
Como o NexoPOS Ajuda a Manter o Estoque Preciso
O NexoPOS ajuda ao rastrear a movimentação de estoque desde o momento em que a mercadoria entra no sistema até quando ela sai da loja. O inventário é acompanhado quando é comprado, vendido, devolvido ou marcado como danificado, dando aos proprietários uma visão mais clara de por que a quantidade mudou.
- O estoque comprado aumenta o estoque do produto quando novos itens são recebidos.
- O estoque vendido reduz automaticamente o estoque por meio das vendas no PDV.
- O estoque devolvido pode ser adicionado novamente quando os produtos forem devolvidos em condições vendáveis.
- O estoque danificado é controlado separadamente para que as perdas fiquem visíveis, em vez de desaparecerem dos números.
O NexoPOS também oferece um relatório por produto que mostra como o estoque foi movimentado para um único item. Isso é útil quando o proprietário deseja entender o histórico por trás de um produto: quando ele foi recebido, quando foi vendido, se foi devolvido e se alguma quantidade foi danificada.
Espaço reservado da imagem: captura de tela do NexoPOS mostrando o relatório de movimentação de estoque por produto para um único produto.
Para o controle diário, o NexoPOS inclui o rastreamento de estoque que mostra o estoque inicial no início do dia, o inventário comprado, o inventário vendido, o inventário danificado e o estoque final. Isso facilita a revisão do dia e o entendimento de como a quantidade final foi atingida.
Espaço reservado da imagem: captura de tela do NexoPOS mostrando o controle diário de estoque com colunas de estoque inicial, comprado, vendido, danificado e final.
Usando o Utilitário de Código de Barras para Controle de Estoque Mais Rápido
Barcode Utility para NexoPOS é um aplicativo complementar para proprietários de lojas que desejam fazer o controle de estoque com um telefone. Em vez de escrever as quantidades no papel, o proprietário ou um membro da equipe pode escanear diretamente os códigos de barras dos produtos na loja.
O processo é simples. O aplicativo é usado para escanear códigos de barras dos produtos ao verificar prateleiras ou áreas de armazenamento. Uma lista de produtos é preenchida gradualmente à medida que os itens são escaneados. Cada leitura é considerada como uma contagem; portanto, escanear o mesmo produto novamente aumenta a quantidade contada em 1.
Para cada entrada, o Utilitário de Código de Barras pode mostrar o estoque real conhecido pelo aplicativo e a quantidade total contada. Essa comparação ajuda a revelar a diferença imediatamente, para que o proprietário veja quais produtos correspondem e quais produtos precisam de atenção antes de aplicar as correções.
Uma forma melhor de evitar contagens incorretas
O melhor processo de contagem de estoque combina o rastreamento preciso do inventário com um fluxo de contagem prático. O NexoPOS registra os movimentos que explicam por que o estoque muda, enquanto o Barcode Utility ajuda a equipe a coletar contagens mais rapidamente a partir do piso de loja.
- Conte os produtos diretamente nas prateleiras usando leituras de código de barras.
- Reduza erros de entrada manual causados por anotações manuscritas ou digitação repetida.
- Compare a quantidade contada com o estoque esperado durante o processo de controle.
- Use os relatórios do NexoPOS para investigar de onde podem ter surgido as diferenças.
- Faça do controle de estoque um hábito regular, em vez de esperar até que o inventário fique pouco confiável.
Resumo
Contagens incorretas de estoque podem levar à perda de vendas, compras em excesso e relatórios que já não refletem a realidade. Ao contar o inventário regularmente, revisar a movimentação dos produtos e usar ferramentas como NexoPOS e Barcode Utility, os proprietários de lojas podem manter os registros de estoque mais próximos do que está fisicamente disponível e tomar melhores decisões todos os dias.