Un conteggio errato delle scorte può influenzare silenziosamente ogni aspetto di un negozio: acquisti, vendite, sicurezza della cassa, servizio clienti e redditività. Quando la quantità visualizzata nel sistema non corrisponde a ciò che è effettivamente disponibile sugli scaffali, i proprietari possono prendere decisioni basandosi su un inventario che non è più reale.
Che cos’è un conteggio delle scorte?
Un inventario contabile è il processo di verifica della quantità reale di prodotti disponibili in un negozio, in un magazzino o in un magazzino di stoccaggio, quindi il confronto di tale quantità con l’inventario registrato nel POS o nel sistema di gestione delle scorte. A volte viene chiamato conteggio inventariale fisico, conteggio a cicli (cycle count) o operazione di controllo delle scorte.
L’obiettivo è semplice: verificare se la quantità del sistema corrisponde a ciò che esiste realmente. Se la quantità fisica è inferiore o superiore a quanto previsto, la differenza deve essere indagata e corretta, così che l’azienda mantenga un inventario affidabile.
Perché il conteggio accurato delle scorte è importante
L’inventario influisce direttamente sul flusso di cassa. Quando le scorte vengono contate in modo errato, un negozio può acquistare prodotti che ha già, perdere prodotti che stanno per finire oppure promettere ai clienti articoli che non sono più disponibili. Col tempo, quelle piccole differenze possono diventare costose.
- Evite le rotture di stock rilevando i prodotti fisicamente in esaurimento prima che i clienti ne facciano richiesta.
- Evita l’eccesso di scorte impedendo acquisti basati su quantità gonfiate o obsolete.
- Proteggi i margini identificando gli articoli danneggiati, mancanti, restituiti o ricevuti in modo errato.
- Migliora la reportistica, perché i report su movimenti di prodotto, vendite, approvvigionamenti e perdite dipendono da quantità corrette.
- Stabilisci la fiducia di clienti e cassieri perché il personale può fare affidamento sull’inventario del POS quando risponde alle domande sulla disponibilità.
Quando deve essere effettuato un conteggio delle scorte?
Un conteggio completo delle scorte può essere effettuato alla fine di un mese, di un trimestre o di un anno, ma i negozi non devono sempre aspettare un audit completo dell’inventario. Molte aziende ottengono risultati migliori combinando conteggi programmati con controlli più piccoli durante le normali attività.
- Prima di aprire un nuovo periodo contabile o di chiudere il mese.
- Dopo aver ricevuto un grande ordine di acquisto o una consegna del fornitore.
- Dopo un periodo intenso di vendite, una promozione, un evento stagionale o una corsa festiva.
- Quando la quantità nel POS sembra sospetta o un cassiere non riesce a trovare un articolo indicato come disponibile.
- Quando i prodotti vengono danneggiati, restituiti, trasferiti o smarriti frequentemente.
- Nell’ambito di un ciclo di conteggio regolare, in cui le categorie di prodotti selezionate vengono controllate ogni giorno o ogni settimana.
La sfida per i proprietari di negozi
La maggior parte dei problemi di conteggio delle scorte non si verificano perché i titolari del negozio ignorano l’inventario. Succedono perché l’inventario si muove continuamente. I prodotti vengono acquistati, venduti, restituiti, danneggiati, corretti, trasferiti o gestiti da diversi membri del personale durante lo stesso giorno.
Il conteggio manuale richiede anche tempo. Un proprietario di un negozio potrebbe dover mettere in pausa parte dell’attività, chiedere ai dipendenti di controllare gli scaffali, confrontare i promemoria cartacei con il POS, e poi correggere manualmente le differenze. Più prodotti ha un negozio, più diventa facile perdere un articolo, contare due volte lo stesso articolo o dimenticare perché la quantità è cambiata.
Come NexoPOS aiuta a mantenere l’inventario accurato
NexoPOS aiuta tracciando la movimentazione dell’inventario dal momento in cui la merce entra nel sistema fino a quando esce dal negozio. L’inventario viene seguito quando viene acquistato, venduto, restituito o contrassegnato come danneggiato, offrendo ai proprietari una visione più chiara del motivo per cui la quantità è cambiata.
- Gli acquisti di inventario aumentano le scorte del prodotto quando vengono ricevuti nuovi articoli.
- L’inventario venduto riduce automaticamente le scorte tramite le vendite al POS.
- Le scorte restituite possono essere reinserite quando i prodotti vengono restituiti in condizioni vendibili.
- Le scorte danneggiate vengono tracciate separatamente, così le perdite sono visibili invece di scomparire dai numeri.
NexoPOS fornisce anche un report per prodotto che mostra come è variato lo stock per un singolo articolo. Questo è utile quando un proprietario vuole comprendere la storia di un prodotto specifico: quando è stato ricevuto, quando è stato venduto, se è stato restituito e se una qualsiasi quantità è stata danneggiata.
Segnaposto immagine: screenshot di NexoPOS che mostra il report dei movimenti di magazzino per prodotto, per un singolo prodotto.
Per il controllo giornaliero, NexoPOS include il monitoraggio delle scorte che mostra le scorte iniziali all’inizio della giornata, le merci acquistate, le merci vendute, le merci danneggiate e le scorte finali. Questo rende più semplice rivedere la giornata e capire come si è arrivati alla quantità finale.
Segnaposto immagine: screenshot di NexoPOS che mostra il monitoraggio giornaliero delle scorte con colonne per iniziali, acquistate, vendute, danneggiate e finali.
Utilizzare l’utilità per codici a barre per un controllo più rapido delle scorte
Barcode Utility per NexoPOS è un’app complementare per i proprietari di negozi che desiderano gestire il controllo delle scorte con un telefono. Invece di annotare le quantità su carta, il proprietario o un addetto può scansionare direttamente in negozio i codici a barre dei prodotti.
Il processo è semplice. L’app viene utilizzata per scansionare i codici a barre dei prodotti mentre si controllano scaffali o aree di stoccaggio. Un elenco di prodotti viene compilato gradualmente man mano che vengono scansionati gli articoli. Ogni scansione è considerata come un conteggio: quindi scansionare nuovamente lo stesso prodotto aumenta la quantità conteggiata di 1.
Per ogni voce, l’Utility Barcode può mostrare l’inventario effettivo noto all’app e la quantità totale conteggiata. Questo confronto aiuta a evidenziare subito la differenza, così il proprietario può vedere quali prodotti corrispondono e quali prodotti richiedono attenzione prima di applicare le correzioni.
Un modo migliore per evitare conteggi errati
Il miglior processo di conteggio delle scorte combina un tracciamento accurato dell’inventario con un flusso di lavoro di conteggio pratico. NexoPOS registra i movimenti che spiegano perché le scorte cambiano, mentre Barcode Utility aiuta il team a raccogliere i conteggi più velocemente dal punto vendita.
- Conteggio dei prodotti direttamente dai ripiani utilizzando scansioni di codici a barre.
- Riduci gli errori di inserimento manuale causati da appunti scritti a mano o da digitazioni ripetute.
- Confronta la quantità contata con l’inventario previsto durante il processo di controllo.
- Utilizza i report di NexoPOS per indagare da dove potrebbero essere originate le differenze.
- Rendi il controllo delle scorte un’abitudine regolare, invece di aspettare che l’inventario diventi inaffidabile.
Riepilogo
Falsch gezählte Bestände können zu entgangenen Verkäufen, zu übermäßigen Käufen und zu Berichten führen, die nicht mehr der Realität entsprechen. Durch regelmäßiges Zählen des Inventars, das Überprüfen der Produktbewegungen und die Nutzung von Tools wie NexoPOS und Barcode Utility können Ladeninhaber ihre Bestandsaufzeichnungen näher an dem halten, was tatsächlich verfügbar ist, und jeden Tag bessere Entscheidungen treffen.