Eine falsche Bestandszählung kann still und leise jeden Bereich eines Geschäfts beeinflussen: Einkauf, Verkauf, das Vertrauen der Kasse, den Kundenservice und die Rentabilität. Wenn die im System angezeigte Menge nicht mit dem übereinstimmt, was sich tatsächlich in den Regalen befindet, können Inhaber Entscheidungen auf Grundlage von Lagerbeständen treffen, die längst nicht mehr stimmen.
Was ist eine Bestandszählung?
Eine Bestandszählung ist der Prozess, bei dem die tatsächliche Menge der Produkte in einem Geschäft, Lager oder Lagerraum überprüft und anschließend diese Menge mit dem im POS- oder Bestandsverwaltungssystem erfassten Bestand verglichen wird. Sie wird manchmal auch als physische Bestandsaufnahme, Zählzyklus (Cycle Count) oder als Bestandskontrollvorgang bezeichnet.
Das Ziel ist einfach: Bestätigen, ob die Systemmenge mit dem übereinstimmt, was tatsächlich vorhanden ist. Wenn die physische Menge niedriger oder höher ist als erwartet, sollte die Abweichung untersucht und korrigiert werden, damit das Unternehmen weiterhin ein verlässliches Bestandsverzeichnis führen kann.
Warum eine genaue Bestandszählung wichtig ist
Der Lagerbestand beeinflusst den Cashflow direkt. Wenn der Bestand falsch gezählt wird, kann ein Geschäft Produkte kaufen, die es bereits hat, Produkte übersehen, die kurz vor dem Auslaufen stehen, oder Kunden Artikel versprechen, die nicht mehr verfügbar sind. Im Laufe der Zeit können diese kleinen Abweichungen teuer werden.
- Vermeiden Sie Bestandsengpässe, indem Sie Produkte erkennen, die physisch bereits niedrig sind, bevor Kunden danach fragen.
- Vermeiden Sie Überbestände, indem Sie Käufe auf der Grundlage überhöhter oder veralteter Mengen verhindern.
- Schützen Sie die Ränder, indem Sie beschädigte, fehlende, zurückgegebene oder falsch empfangene Artikel identifizieren.
- Verbessern Sie das Reporting, da Produktbewegungen, Verkaufs-, Beschaffungs- und Verlustberichte von korrekten Mengen abhängen.
- Stärken Sie das Vertrauen von Kassiererinnen und Kunden, da das Personal sich bei Verfügbarkeitsanfragen auf die POS-Bestände verlassen kann.
Wann sollte eine Bestandszählung durchgeführt werden?
Eine vollständige Bestandszählung kann am Ende eines Monats, Quartals oder Jahres durchgeführt werden, aber Filialen müssen nicht immer auf eine vollständige Inventurprüfung warten. Viele Unternehmen erzielen bessere Ergebnisse, indem sie geplante Zählungen mit kleineren Kontrollen während des laufenden Betriebs kombinieren.
- Bevor ein neuer Abrechnungszeitraum eröffnet oder der Monat abgeschlossen wird.
- Nach Erhalt einer großen Beschaffungs- oder Lieferantenlieferung.
- Nach einer arbeitsreichen Verkaufsphase, einer Promotion, einem saisonalen Event oder dem Ansturm rund um Feiertage.
- Wenn die POS-Menge verdächtig wirkt oder eine Kassiererin/ein Kassierer ein als verfügbar angezeigtes Artikel nicht finden kann.
- Wenn Produkte beschädigt, zurückgegeben, übertragen oder häufig verlegt werden.
- Im Rahmen eines regelmäßigen Zählzyklus werden ausgewählte Produktkategorien täglich oder wöchentlich überprüft.
Die Herausforderung für Ladenbesitzer
Die meisten Bestandszählungsprobleme entstehen nicht, weil Ladeninhaber den Bestand ignorieren. Sie entstehen, weil sich der Bestand ständig bewegt. Produkte werden gekauft, verkauft, zurückgegeben, beschädigt, korrigiert, übertragen oder von verschiedenen Mitarbeitern noch am selben Tag gehandhabt.
Manuelles Zählen kostet ebenfalls Zeit. Ein Ladeninhaber muss möglicherweise einen Teil der Tätigkeit unterbrechen, die Mitarbeitenden bitten, die Regale zu überprüfen, Papiernotizen mit dem POS abgleichen und dann die Abweichungen manuell anpassen. Je mehr Produkte ein Laden hat, desto leichter kann es passieren, dass ein Artikel übersehen wird, derselbe Artikel zweimal gezählt wird oder man vergisst, warum sich die Menge geändert hat.
Wie NexoPOS dabei hilft, den Lagerbestand korrekt zu halten
NexoPOS hilft dabei, die Bestandsbewegungen zu verfolgen – vom Zeitpunkt, an dem der Bestand in das System gelangt, bis zu dem Moment, in dem er das Geschäft verlässt. Der Bestand wird nachverfolgt, wenn er gekauft, verkauft, zurückgegeben oder als beschädigt markiert wird, sodass Eigentümer eine klarere Übersicht darüber erhalten, warum sich die Menge verändert hat.
- Gekaufte Bestände erhöhen den Produktbestand, wenn neue Artikel eingegangen sind.
- Verkaufte Bestände reduzieren den Lagerbestand automatisch über POS-Verkäufe.
- Zurückgegebene Bestände können wieder hinzugefügt werden, wenn Produkte in verkaufsfähigem Zustand zurückgegeben werden.
- Beschädigte Bestände werden separat erfasst, sodass Verluste sichtbar sind, statt in den Zahlen zu verschwinden.
NexoPOS bietet außerdem einen produktbezogenen Bericht, der zeigt, wie sich der Bestand für ein einzelnes Produkt entwickelt hat. Das ist besonders nützlich, wenn ein Inhaber die Historie eines bestimmten Produkts verstehen möchte: wann es erhalten wurde, wann es verkauft wurde, ob es zurückgegeben wurde und ob eine Menge beschädigt war.
Platzhalterbild: Screenshot von NexoPOS mit dem Bericht zur Bestandsbewegung pro Produkt für ein einzelnes Produkt.
Für die tägliche Kontrolle enthält NexoPOS eine Bestandsverfolgung, die den Anfangsbestand zu Beginn des Tages, die gekaufte Ware, die verkaufte Ware, die beschädigte Ware und den Endbestand anzeigt. So wird es einfacher, den Tag nachzuvollziehen und zu verstehen, wie die Endmenge erreicht wurde.
Platzhalterbild: Screenshot von NexoPOS mit täglicher Bestandsverfolgung und den Spalten Anfangsbestand, gekauft, verkauft, beschädigt und Endbestand.
Barcode-Utility für schnellere Bestandskontrolle verwenden
Barcode Utility für NexoPOS ist eine Begleit-App für Ladenbesitzer, die mit einem Telefon eine Bestandskontrolle durchführen möchten. Anstatt Mengen auf Papier zu notieren, kann der Inhaber oder das Personal Produkt-Barcodes direkt im Laden scannen.
Der Prozess ist einfach. Die App wird verwendet, um Produkt-Barcodes beim Überprüfen von Regalen oder Lagerbereichen zu scannen. Eine Liste von Produkten wird nach und nach befüllt, während Artikel gescannt werden. Jeder Scan wird als ein Zählwert betrachtet; wenn derselbe Artikel erneut gescannt wird, erhöht sich die gezählte Menge um 1.
Für jeden Eintrag kann die Barcode-Utility die der App bekannte Ist-Bestandsmenge sowie die insgesamt gezählte Menge anzeigen. Dieser Vergleich macht die Abweichung sofort sichtbar, sodass der Inhaber erkennen kann, welche Produkte übereinstimmen und welche Produkte vor der Anwendung von Korrekturen Aufmerksamkeit benötigen.
Ein besserer Weg, falsche Zählungen zu vermeiden
Der beste Bestandszählungsprozess kombiniert eine genaue Bestandsverfolgung mit einem praxisnahen Zählablauf. NexoPOS erfasst die Bewegungen, die erklären, warum sich der Bestand verändert, während Barcode Utility dem Team hilft, die Zählungen schneller direkt im Verkaufsbereich zu erfassen.
- Zähle Produkte direkt aus den Regalen, indem du Barcodes scannst.
- Reduzieren Sie manuelle Eingabefehler, die durch handschriftliche Notizen oder wiederholtes Tippen verursacht werden.
- Vergleichen Sie die gezählte Menge mit dem erwarteten Bestand während des Kontrollprozesses.
- Verwenden Sie NexoPOS-Berichte, um zu untersuchen, woher die Unterschiede möglicherweise stammen.
- Mache die Bestandskontrolle zur regelmäßigen Gewohnheit, statt zu warten, bis der Bestand unzuverlässig wird.
Zusammenfassung
Falsche Bestandszählungen können zu entgangenen Verkäufen, übermäßigen Bestellungen und Berichten führen, die nicht mehr der Realität entsprechen. Durch regelmäßiges Zählen des Inventars, das Überprüfen der Produktbewegungen und die Nutzung von Tools wie NexoPOS und Barcode Utility können Ladeninhaber ihre Bestandsaufzeichnungen näher an dem halten, was physisch verfügbar ist, und täglich bessere Entscheidungen treffen.