Un recuento incorrecto de existencias puede afectar silenciosamente a cada parte de una tienda: compras, ventas, la confianza de la cajera, la atención al cliente y la rentabilidad. Cuando la cantidad que muestra el sistema no coincide con lo que hay físicamente en los estantes, los propietarios pueden tomar decisiones basadas en un inventario que ya no es real.
¿Qué es un recuento de existencias?
Un recuento de existencias es el proceso de verificar la cantidad real de productos disponible en una tienda, almacén o cuarto de stock, y luego compararla con la cantidad registrada en el TPV o en el sistema de inventario. A veces se denomina recuento de inventario físico, recuento cíclico u operación de control de existencias.
El objetivo es sencillo: confirmar si la cantidad del sistema coincide con lo que realmente existe. Si la cantidad física es menor o mayor de lo esperado, se debe investigar la diferencia y corregirla para que el negocio mantenga un registro de inventario fiable.
Por qué el recuento de existencias preciso es importante
El inventario afecta directamente al flujo de caja. Cuando el stock se cuenta de forma incorrecta, una tienda puede comprar productos que ya tiene, pasar por alto productos que están a punto de agotarse o prometer a los clientes artículos que ya no están disponibles. Con el tiempo, esas pequeñas diferencias pueden resultar costosas.
- Evita la falta de existencias detectando los productos que están físicamente bajos antes de que los clientes los soliciten.
- Evite el exceso de existencias evitando compras basadas en cantidades infladas o desactualizadas.
- Proteja los márgenes identificando los artículos dañados, faltantes, devueltos o recibidos incorrectamente.
- Mejore la elaboración de informes, ya que los informes de movimiento de productos, ventas, compras y pérdidas dependen de cantidades correctas.
- Cree la confianza de los cajeros y los clientes porque el personal puede confiar en el inventario del TPV al responder preguntas sobre disponibilidad.
¿Cuándo se debe realizar un conteo de inventario de acciones?
Un recuento completo de existencias puede realizarse al final de un mes, trimestre o año, pero las tiendas no siempre necesitan esperar a una auditoría de inventario completa. Muchas empresas obtienen mejores resultados al combinar recuentos programados con revisiones más pequeñas durante las operaciones normales.
- Antes de abrir un nuevo período contable o de cerrar el mes.
- Después de recibir una gran compra o entrega del proveedor.
- Después de un período ajetreado de ventas, una promoción, un evento de temporada o una avalancha de vacaciones.
- Cuando la cantidad en el punto de venta parece sospechosa o un cajero no puede encontrar un artículo que aparece como disponible.
- Cuando los productos se dañan, se devuelven, se transfieren o se extravían con frecuencia.
- Como parte de un ciclo de recuento regular, en el que se revisan diariamente o semanalmente las categorías de productos seleccionadas.
El desafío para los propietarios de tiendas
La mayoría de los problemas de conteo de inventario no ocurren porque los propietarios de las tiendas ignoren el inventario. Ocurren porque el inventario se mueve constantemente. Los productos se compran, se venden, se devuelven, se dañan, se corrigen, se transfieren o los manejan distintos miembros del personal durante el mismo día.
Contar manualmente también lleva tiempo. Un propietario de una tienda puede necesitar pausar parte de la actividad, pedir a los empleados que revisen los estantes, comparar las notas en papel con el TPV y, luego, ajustar manualmente las diferencias. Cuantos más productos tenga una tienda, más fácil es pasar por alto un artículo, contar el mismo artículo dos veces o olvidar por qué cambió la cantidad.
Cómo NexoPOS Ayuda a Mantener el Inventario Exacto
NexoPOS ayuda al hacer seguimiento del movimiento de inventario desde el momento en que el stock entra al sistema hasta que sale de la tienda. El inventario se supervisa cuando se compra, se vende, se devuelve o se marca como dañado, lo que brinda a los propietarios una visión más clara de por qué cambió la cantidad.
- El inventario comprado aumenta el stock del producto cuando se reciben artículos nuevos.
- El inventario vendido reduce automáticamente el stock mediante las ventas en el punto de venta (POS).
- El inventario devuelto puede añadirse de nuevo cuando los productos se devuelven en condiciones vendibles.
- El inventario dañado se registra por separado para que las pérdidas sean visibles en lugar de desaparecer de las cifras.
NexoPOS también ofrece un informe por producto que muestra cómo se movió el inventario de un solo producto. Esto es útil cuando un propietario quiere entender la historia detrás de un producto: cuándo se recibió, cuándo se vendió, si se devolvió y si alguna cantidad se dañó.
Marcador de imagen: captura de pantalla de NexoPOS que muestra el informe de movimientos de stock por producto para un solo producto.
Para el control diario, NexoPOS incluye un seguimiento de existencias que muestra el stock inicial al comienzo del día, el inventario comprado, el inventario vendido, el inventario dañado y el stock final. Esto facilita revisar el día y comprender cómo se alcanzó la cantidad final.
Marcador de imagen: captura de pantalla de NexoPOS que muestra el seguimiento diario de existencias con columnas de existencias iniciales, compradas, vendidas, dañadas y finales.
Usando la Utilidad de Código de Barras para un Control de Inventario Más Rápido
Barcode Utility para NexoPOS es una aplicación complementaria para propietarios de tiendas que desean realizar el control de stock con un teléfono. En lugar de anotar las cantidades en papel, el propietario o el personal puede escanear los códigos de barras de los productos directamente en la tienda.
El proceso es sencillo. La aplicación se utiliza para escanear códigos de barras de productos mientras se revisan estanterías o áreas de almacenamiento. Se va completando una lista de productos a medida que se escanean los artículos. Cada escaneo se considera como un conteo, por lo que escanear el mismo producto nuevamente incrementa la cantidad contada en 1.
Para cada entrada, la Utilidad de códigos de barras puede mostrar el inventario real que conoce la aplicación y la cantidad total contada. Esta comparación ayuda a revelar la diferencia de inmediato, para que el propietario pueda ver qué productos coinciden y cuáles necesitan atención antes de aplicar correcciones.
Una mejor manera de evitar recuentos incorrectos
El mejor proceso de conteo de existencias combina un seguimiento preciso del inventario con un flujo de trabajo de conteo práctico. NexoPOS registra los movimientos que explican por qué cambian las existencias, mientras que Barcode Utility ayuda al equipo a recopilar los conteos más rápido desde el piso de la tienda.
- Cuenta productos directamente desde los estantes usando escaneos de códigos de barras.
- Reduce los errores de entrada manual causados por notas manuscritas o la repetición de la digitación.
- Compare la cantidad contada con el inventario esperado durante el proceso de control.
- Utiliza los informes de NexoPOS para investigar de dónde podrían haber surgido las diferencias.
- Convierta el control de inventario en un hábito habitual en lugar de esperar a que el inventario deje de ser fiable.
Resumen
Los recuentos incorrectos de existencias pueden provocar pérdida de ventas, compras excesivas y reportes que ya no reflejan la realidad. Al contar el inventario con regularidad, revisar el movimiento de los productos y utilizar herramientas como NexoPOS y Barcode Utility, los propietarios de las tiendas pueden mantener los registros de stock más cerca de lo que está disponible físicamente y tomar mejores decisiones cada día.